Apple-Mail-Signatur einrichten

Wo legen Sie die Signatur auf dem Mac an?

In Apple Mail auf dem Mac finden Sie die Signaturen über die Menüleiste: Mail, dann Einstellungen, dann der Reiter „Signaturen". Das Fenster zeigt links die Konten, in der Mitte die angelegten Signaturen und rechts das Bearbeitungsfeld. Neue Signaturen entstehen über das Pluszeichen unter der mittleren Spalte. Einen eigenen Speichern-Knopf gibt es nicht, Mail übernimmt Änderungen direkt.

Die linke Spalte entscheidet über die Zuordnung. Ist beim Anlegen ein Konto markiert, gehört die Signatur zu diesem Konto. War stattdessen „Alle Signaturen" markiert, muss sie anschliessend per Ziehen auf ein Konto gelegt werden — sonst ist sie nirgends auswählbar. Den Aufbau des Fensters zeigt auch das Mail-Benutzerhandbuch von Apple.

Prüfen Sie vorab das Nachrichtenformat: Unter Mail, Einstellungen, „Verfassen" muss „Rich-Text" eingestellt sein. Steht dort „Nur Text", verwirft Mail jede Gestaltung schon beim Schreiben — unabhängig davon, wie sauber die Signatur ist.

Wie setzen Sie eine fertige HTML-Signatur ein?

Über die Zwischenablage. Sie öffnen die fertige Signatur in einer Vorschau, markieren sie vollständig, kopieren sie mit Cmd+C und fügen sie im Signaturfeld mit Cmd+V ein. Zwingende Voraussetzung: Der Haken bei der Option, immer die Standardschrift zu verwenden, muss vorher entfernt sein. Andernfalls landet nur nackter Text im Feld, und zwar ohne Fehlermeldung.

1. Haken bei der Standardschrift-Option entfernen, bevor Sie etwas einfügen.
2. Signaturfeld mit Cmd+A markieren und leeren — auch scheinbar leere Felder enthalten oft eine Leerzeile mit alter Formatierung.
3. Signatur in der Vorschau markieren, mit Cmd+C kopieren und im Feld mit Cmd+V einfügen.
4. Testnachricht an sich selbst senden und das Ergebnis in einem zweiten Programm ansehen.

Es gibt daneben den Weg über die Signaturdatei in der Mail-Ablage. Der ist heikel: Der Pfad ändert sich mit jeder grösseren macOS-Version.

Wie richten Sie die Signatur auf iPhone und iPad ein?

Auf iPhone und iPad läuft das nicht in der Mail-App selbst, sondern in der Einstellungen-App: dort zu „Apps", dann „Mail" und schliesslich „Signatur". Voreingestellt steht in diesem Feld ein Hinweis auf das verwendete Gerät, den Sie einfach überschreiben. Sie können eine Signatur für alle Konten setzen oder pro Konto eine eigene.

Das Feld ist auf Text ausgelegt: Eine eingefügte gestaltete Signatur behält nur einen Teil ihrer Formatierung, Logos gehen in aller Regel verloren. Für unterwegs ist eine kurze Fassung ohnehin die bessere Wahl — Name, Funktion, Firma, Telefonnummer.

Wer mehrere Konten auf dem Gerät hat, wechselt oben auf „Pro Account". Danach steht für jedes Postfach ein eigenes Feld bereit.

Werden Signaturen zwischen den Geräten synchronisiert?

Nein, nicht verlässlich. Eine Signatur, die Sie auf dem Mac anlegen, erscheint nicht automatisch auf iPhone oder iPad — und umgekehrt genauso wenig. Beide Systeme verwalten ihre Signaturen getrennt. Planen Sie deshalb ein, jedes Gerät einmal von Hand einzurichten, und halten Sie die mobile Fassung bewusst kürzer als die am Schreibtisch.

Praktischer Trick für das Handy: Schicken Sie sich die fertige Signatur per Mail, öffnen Sie die Nachricht auf dem Gerät und kopieren Sie den Block in das Signaturfeld. Auf diesem Weg bleibt zumindest ein Teil der Formatierung erhalten.

Nutzen Sie parallel ein Google-Konto im Browser, ist auch das ein eigener Ort: Dort müssen Sie die Signatur in den Gmail-Einstellungen hinterlegen, sonst verschicken Sie je nach Programm mal mit und mal ohne.

Welche Signatur nimmt Apple Mail bei mehreren Konten?

Das steuert die Auswahl am unteren Rand des Signaturfensters. Pro Konto legen Sie dort fest, welche Signatur automatisch eingesetzt wird. Neben einer festen Signatur stehen auch die Optionen zur Verfügung, zufällig oder der Reihe nach zu wechseln. Ohne diese Zuordnung bleibt eine angelegte Signatur vorhanden, wird aber nie automatisch angehängt.

Beim Schreiben lässt sich die Signatur von Hand wechseln, dafür gibt es im Nachrichtenfenster ein Auswahlfeld. Angeboten werden nur Signaturen des Absenderkontos — deshalb fehlt eine gerade angelegte Signatur dort manchmal einfach.

Was tun, wenn die Signatur nach dem Einfügen zerfällt?

In den meisten Fällen ist eine von vier Ursachen schuld: Die Standardschrift-Option war noch aktiv, das Nachrichtenformat steht auf „Nur Text", das Signaturfeld war vor dem Einfügen nicht vollständig leer, oder das Logo liegt an einer Adresse, die von aussen nicht erreichbar ist. Alle vier lassen sich in wenigen Minuten prüfen.

• Nur Text statt Formatierung: Haken bei der Standardschrift-Option entfernen, Feld leeren, erneut einfügen.
• Bild erscheint als Anhang: Mail bettet mitkopierte Bilder ein. Ein Logo, das über eine öffentliche Adresse geladen wird, bleibt dagegen ein Verweis.
• Abstände verrutschen: Layouts aus modernem CSS überstehen den Weg über die Zwischenablage nicht. Tabellen mit festen Pixelbreiten schon.
• Alles doppelt: Das Signaturfeld war nicht leer. Cmd+A, Entf, dann erneut einfügen.

Bleibt es dabei, liegt es an der Quelle und nicht am Programm: Eine Signatur aus einem Textprogramm bringt Auszeichnungen mit, die Mail nicht sauber übernimmt. Mit Generator für Apple Mail öffnen erhalten Sie einen Block, der für diesen Weg gebaut ist.