Outlook-Signatur exportieren und übertragen

Wo speichert Outlook die Signaturen?

Das klassische Outlook für Windows speichert Signaturen unter %APPDATA%\Microsoft\Signatures. Pro Signatur liegen dort drei Dateien — .htm für die HTML-Fassung, .rtf für Rich Text und .txt für reinen Text — sowie ein gleichnamiger Unterordner mit den eingebetteten Bildern. Das neue Outlook und Outlook im Web nutzen diesen Ordner nicht, sie legen Signaturen im Postfach ab.

Den Pfad geben Sie direkt in die Adresszeile des Explorers ein, die Variable %APPDATA% löst Windows selbst auf. Schneller geht es aus Outlook heraus: Halten Sie die Strg-Taste gedrückt, während Sie im Signatur-Dialog auf die Schaltfläche „Signaturen" klicken — Outlook öffnet den Ordner dann direkt. Den Signatur-Dialog selbst beschreibt die Microsoft-Dokumentation zu Outlook-Signaturen.

Der Unterordner mit den Bildern wird beim Kopieren gerne vergessen. Fehlt er, erscheint die Signatur auf dem neuen Gerät zwar in der Liste, das Logo aber als leerer Platzhalter.

Wie exportieren Sie eine einzelne Signatur?

Kopieren Sie aus dem Signaturordner die vier zusammengehörenden Elemente einer Signatur: die drei gleichnamigen Dateien und den Unterordner mit demselben Namen. Diese Auswahl genügt, um genau eine Signatur weiterzugeben, etwa an eine Kollegin. Wer vor einem Gerätewechsel alles sichern will, kopiert stattdessen den kompletten Ordnerinhalt — das ist der übliche Fall und der schnellere Weg.

• Nur die HTML-Fassung gebraucht? Die Datei mit der Endung .htm enthält die gestaltete Signatur und lässt sich in jedem Browser öffnen und prüfen.
• Weitergabe an Dritte: Packen Sie die Dateien samt Bildordner in ein ZIP-Archiv. Einzeln verschickt gehen Bilder regelmässig verloren.
• Ohne Dateizugriff: Öffnen Sie die Signatur im Editor, markieren Sie den Inhalt mit Strg+A, kopieren Sie ihn und fügen Sie ihn in ein leeres Dokument ein.

Signatur auf einen neuen PC übertragen

Schliessen Sie Outlook auf dem Zielgerät, öffnen Sie dort den Pfad %APPDATA%\Microsoft\Signatures und fügen Sie die gesicherten Dateien samt Bildordnern ein. Nach dem Start von Outlook stehen die Signaturen in der Liste zur Auswahl. Die Zuordnung zu Konto, neuen Nachrichten und Antworten müssen Sie anschliessend von Hand neu setzen — sie steckt nicht in den Dateien.

Existiert der Ordner auf dem neuen Gerät noch nicht, hat Outlook dort noch nie eine Signatur angelegt. Legen Sie in dem Fall zuerst eine beliebige Testsignatur an — Outlook erzeugt den Ordner dabei selbst — und ersetzen Sie den Inhalt danach.

Die Übertragung funktioniert nur zwischen zwei Installationen des klassischen Outlook. Wechseln Sie gleichzeitig auf das neue Outlook, nützen die Dateien nichts. Dann bauen Sie die Signatur entweder neu auf oder fügen die HTML-Fassung von Hand in den neuen Editor ein — wie das geht, steht unter Signatur in Outlook von Grund auf anlegen.

Signatur aus dem neuen Outlook oder Outlook im Web sichern

Beide Varianten speichern Signaturen im Postfach statt als Datei, ein lokaler Signaturordner existiert dort nicht. Gesichert wird deshalb über den Editor: Signatur öffnen, den Inhalt mit Strg+A markieren, mit Strg+C kopieren und in ein leeres Dokument oder eine HTML-Datei einfügen. Von dieser Kopie aus lässt sich die Signatur später in jede andere Outlook-Version zurückholen.

Der Vorteil dieser Ablage: Wer das Konto auf einem neuen Gerät einrichtet, hat die Signatur automatisch dabei — ein Export entfällt in diesem Fall vollständig. Der Nachteil: Wird das Konto gelöscht oder wechseln Sie den Anbieter, ist die Signatur weg. Eine Kopie ausserhalb des Postfachs bleibt deshalb sinnvoll.

Signatur in Outlook für Mac sichern

Outlook für Mac legt Signaturen nicht als einzeln kopierbare Dateien ab, sondern in den Profildaten des Programms. Ein Export über den Finder ist deshalb kein verlässlicher Weg. Sichern Sie die Signatur stattdessen über den Editor: Inhalt markieren, kopieren und in ein Dokument einfügen. Auf dem Zielgerät fügen Sie sie in eine neu angelegte Signatur ein.

Bei Microsoft-365-Konten kann Outlook für Mac Signaturen ebenfalls im Postfach ablegen. Prüfen Sie nach dem Einrichten des Kontos auf dem neuen Gerät zuerst die Signaturliste — häufig ist die Arbeit dann bereits erledigt.

Was beim Übertragen verloren geht

Die Signaturdateien enthalten nur den Inhalt, nicht die Einstellungen drumherum. Verloren gehen deshalb regelmässig: die Zuordnung zu neuen Nachrichten und Antworten, die Bindung an ein bestimmtes E-Mail-Konto sowie Bilder, deren Pfad auf das alte Gerät zeigte. Fehlt auf dem neuen Rechner zusätzlich die verwendete Schriftart, ersetzt Outlook sie stillschweigend und die Darstellung weicht ab.

• Zuordnung: wird nicht mitkopiert und muss im Signatur-Dialog neu gesetzt werden.
• Kontobindung: heisst auf dem neuen Gerät möglicherweise anders und muss zugewiesen werden.
• Bilder mit lokalem Pfad: erscheinen als leerer Rahmen, wenn der Bildordner fehlt.
• Schriftarten: Nicht installierte Schriften ersetzt Outlook stillschweigend — die Signatur sieht danach anders aus als vorher.

Prüfen Sie nach jedem Übertrag mit einer Testmail an ein zweites Postfach, ob Logo, Abstände und Links vollständig angekommen sind. Der Blick in den Editor genügt dafür nicht, weil er Bilder auch dann anzeigt, wenn sie beim Empfänger fehlen.