E-Mail-Signatur für Arzt- und Therapiepraxen
Von Andri Werren · Aktualisiert 3. Oktober 2026
Die E-Mail-Signatur einer Praxis hat zwei Aufgaben, die in anderen Branchen fehlen. Sie muss Patientinnen und Patienten sagen, wann und wie sie die Praxis erreichen, und sie darf nicht den Eindruck erwecken, Gesundheitsfragen liessen sich bedenkenlos per Mail klären. Diese Seite zeigt, was in die Signatur einer Arzt-, Zahnarzt- oder Therapiepraxis gehört und wo ihre Grenzen liegen.
Was gehört in die Signatur einer Praxis?
Name mit Titel und Fachrichtung, der Praxisname, die Adresse, die Telefonnummer mit Telefonzeiten und die Website mit der Online-Terminbuchung, falls es eine gibt. Für das Praxisteam die Funktion, etwa „Medizinische Praxisassistentin EFZ". Dazu kommt bei Praxen eine Zeile, die andere Branchen nicht brauchen: wohin man sich in einem Notfall wendet.
- Titel und Fachrichtung: so, wie sie im Register stehen. Bei Ärztinnen und Zahnärzten ist das das Medizinalberuferegister MedReg, das auch die eidgenössischen Weiterbildungstitel führt.
- Telefonzeiten: Eine Nummer ohne Zeiten führt zu Anrufen über Mittag und zu Mails, wenn niemand abnimmt.
- Online-Termine: Ein Link zur Terminbuchung entlastet das Telefon mehr als jede andere Zeile.
- Praxisname vollständig: Ist die Praxis als AG oder GmbH im Handelsregister eingetragen, gehört die eingetragene Firma mit Rechtsform in die Mail.
Für eingetragene Praxen gilt Art. 954a OR: Die eingetragene Firma muss vollständig und unverändert in der Korrespondenz stehen. Ob und wie deine Praxis eingetragen ist, zeigt zefix.ch. Was die Rechtsform an dieser Angabe ändert, steht unter Praxisname je nach Rechtsform.
Welche Notfall- und Erreichbarkeitsangaben gehören dazu?
Eine klare Zeile, dass Mails nicht für Notfälle gedacht sind, und wohin man sich stattdessen wendet: im Notfall an die 144, ausserhalb der Praxiszeiten an den regionalen ärztlichen Notfalldienst. Eine Mail kann stundenlang ungelesen bleiben. Wer das in die Signatur schreibt, schützt Patienten und die Praxis vor einer Erwartung, die niemand erfüllen kann.
Ein Beispiel für diese Zeile: „E-Mails lesen wir während der Praxiszeiten. In Notfällen: 144." Mehr braucht es nicht. Die Nummer des regionalen Notfalldienstes ergänzt du, wenn sie für deine Patientinnen und Patienten wichtiger ist als die 144.
Für Zahnarzt- und Therapiepraxen gilt dasselbe sinngemäss. Wer eine Schmerzbehandlung braucht, soll nicht auf eine Mailantwort warten. Nenn die Nummer, unter der ihr ausserhalb der Zeiten erreichbar seid, oder den Notfalldienst eurer Region.
Dürfen Gesundheitsdaten per Mail verschickt werden?
Nur mit Vorsicht und auf dem richtigen Weg. Gesundheitsdaten sind nach dem Datenschutzgesetz besonders schützenswerte Personendaten, und für Ärztinnen, Zahnärzte und weitere Gesundheitsberufe gilt zudem das Berufsgeheimnis nach Art. 321 StGB. Eine gewöhnliche, unverschlüsselte Mail ist dafür kein geeigneter Kanal. Viele Praxen verschicken Befunde deshalb verschlüsselt, etwa über HIN, oder über ein Patientenportal.
Die Signatur kann dabei nur eines: Erwartungen setzen. Eine Zeile wie „Bitte keine Befunde oder Gesundheitsangaben per unverschlüsselter E-Mail senden" sagt Patientinnen und Patienten, welcher Weg der richtige ist. Das Gesetz selbst findest du im Datenschutzgesetz auf fedlex.admin.ch; die besonders schützenswerten Personendaten regelt Art. 5 Bst. c.
Ein langer Vertraulichkeitshinweis unter jeder Mail ändert daran nichts. Er bindet einen falschen Empfänger nicht, und das Berufsgeheimnis gilt für die Praxis, nicht für ihn. Wie kurz ein sinnvoller Hinweis sein kann, steht unter was ein Hinweis unter der Mail bewirkt.
Wie schreibst du Facharzttitel und Berufsbezeichnungen?
Wie im Register und ohne Eigenkreationen. Ein eidgenössischer Weiterbildungstitel wird so geführt, wie er erteilt wurde, etwa „Fachärztin für Allgemeine Innere Medizin". Zusätze wie „FMH" oder „SSO" weisen auf eine Mitgliedschaft hin und folgen den Regeln dieser Verbände. Für das Praxisteam gilt dasselbe: „Medizinische Praxisassistentin EFZ" ist die Berufsbezeichnung, „Arztgehilfin" ist veraltet.
- Ärztinnen und Ärzte: Name, Facharzttitel, bei Bedarf ein Schwerpunkt. „Dr. med." nur mit dem entsprechenden Doktorat.
- Zahnärztinnen und Zahnärzte: „Dr. med. dent." oder die Berufsbezeichnung, dazu ein allfälliger Fachzahnarzttitel.
- Therapie: die Berufsbezeichnung mit Abschluss, etwa „Physiotherapeut BSc".
- Praxisteam: die Funktion statt eines Titels, etwa „Praxiskoordination" oder „Empfang".
Braucht jede Person im Praxisteam eine eigene Signatur?
Nicht unbedingt. In vielen Praxen schreibt das Team aus einer gemeinsamen Adresse, etwa für den Empfang. Dann reicht eine Signatur mit dem Praxisnamen und optional dem Vornamen der Person, die gerade schreibt. Ärztinnen und Therapeuten mit eigener Adresse bekommen eine persönliche Signatur im selben Aufbau, damit alles erkennbar aus einer Praxis kommt.
Bei emailsignatur.ch baust du eine Signatur als Muster und kopierst sie für die übrigen Personen. Jede holt sich ihre Fassung über einen eigenen Link ab, mit einer Anleitung für ihr Mailprogramm. Wie das abläuft, steht unter Signaturen fürs Praxisteam. Für bis zu zehn Signaturen zahlt eine Praxis einmalig CHF 59, ohne Abo.
Bau die Signatur für deine Praxis und sieh sie dir vollständig an, bevor du entscheidest. Ohne Registrierung.
Häufige Fragen
Name mit Facharzttitel, der Praxisname, Adresse, Telefonnummer mit Telefonzeiten und die Website, am besten mit dem Link zur Terminbuchung. Dazu eine Zeile, dass Mails nicht für Notfälle gedacht sind, mit der 144 oder der Nummer des regionalen Notfalldienstes. Ein kurzer Hinweis, keine Befunde unverschlüsselt zu schicken, rundet sie ab.
Vorgeschrieben ist sie nicht. Sinnvoll ist sie trotzdem, weil eine Mail stundenlang ungelesen bleiben kann und manche Patienten genau das nicht wissen. Eine Zeile wie „In Notfällen: 144" oder die Nummer des regionalen Notfalldienstes verhindert, dass jemand in einer dringenden Lage auf eine Antwort wartet.
Befunde sind Gesundheitsdaten und damit besonders schützenswert, dazu gilt das Berufsgeheimnis. Verschick sie deshalb verschlüsselt, etwa über einen Dienst für sichere Mail im Gesundheitswesen oder ein Patientenportal. Welche Regeln für deine Praxis im Einzelnen gelten, klärst du im Zweifel mit deinem Berufsverband. Die Signatur ändert an dieser Frage nichts.
Wenn du Mitglied bist und den Zusatz nach den Regeln der FMH führen darfst, ja, direkt hinter dem Facharzttitel. Er sagt Patientinnen und Kollegen, dass du der Standesorganisation angehörst. Für Zahnärztinnen und Zahnärzte gilt dasselbe sinngemäss für „SSO". Ohne Mitgliedschaft lässt du den Zusatz weg.
Vorgeschrieben ist er nicht, und ein falscher Empfänger ist an ihn nicht gebunden. Ein kurzer Hinweis kann trotzdem sinnvoll sein, weil er signalisiert, dass die Nachricht nicht für Dritte bestimmt ist. Wichtiger als jeder Textbaustein ist, Gesundheitsdaten gar nicht erst unverschlüsselt zu verschicken.
Ja, wenn es aus einer gemeinsamen Adresse schreibt, etwa für den Empfang. Dann trägt die Signatur den Praxisnamen und optional den Vornamen der Person, die gerade antwortet. Wer eine eigene Adresse hat, bekommt eine persönliche Signatur im selben Aufbau, damit Patienten alles derselben Praxis zuordnen.
Bauen und Vorschau sind kostenlos. Für den fertigen Code zahlst du einmalig CHF 9 für eine Signatur, CHF 59 für bis zu zehn und CHF 199 für bis zu fünfzig. Es gibt kein Abo, und Änderungen wie neue Telefonzeiten kosten nach der Freischaltung nichts mehr.
In zwei Minuten zur fertigen Signatur
Angaben eintragen, Vorlage wählen, fertigen Code kopieren. Aufbauen und Vorschau sind gratis – bezahlt wird der fertige Code.
Ohne Registrierung · Aufbauen und Vorschau sind gratis