E-Mail-Signatur für Treuhänder

Was gehört in die Signatur eines Treuhandbüros?

Name, Funktion und Qualifikation, die vollständige Firma mit Rechtsform, die Adresse, die Direktwahl und die Website. In grösseren Büros dazu das Mandatsteam, damit Mandanten wissen, wen sie bei einer Abwesenheit anrufen. Ein Logo gehört dazu, eine Bildergalerie nicht. In der Treuhand zählt Klarheit mehr als Gestaltung, und genau so sollte die Signatur auch aussehen.

• Funktion und Qualifikation getrennt: „Mandatsleiterin" sagt, was jemand tut, „Treuhänderin mit eidg. Fachausweis", was jemand kann. Beides hat in derselben Zeile Platz.
• Direktwahl statt Zentrale: Mandanten wollen ihre Ansprechperson erreichen, nicht die Telefonzentrale.
• Firma vollständig: „Keller Treuhand GmbH", nicht „Keller Treuhand". Die Rechtsform gehört zur eingetragenen Firma.
• Keine Bankverbindung: IBAN und Kontonummer haben in der Signatur nichts verloren. Warum, steht weiter unten.

Sandra Keller

Inhaberin

Keller Treuhand GmbH

Limmatquai 88, 8001 Zürich

T	+41 31 123 45 67
E	sandra@keller-treuhand.example
W	keller-treuhand.example

Massgebend für die Firmenangabe ist Art. 954a des Obligationenrechts auf fedlex.admin.ch: Die im Handelsregister eingetragene Firma gehört vollständig und unverändert in die Korrespondenz. Wie sie eingetragen ist, zeigt der Eintrag auf zefix.ch. Mandanten fragen ihr Treuhandbüro oft genau danach, deshalb lohnt es sich, die Pflichtangaben, die Mandanten nachfragen, selbst sauber umzusetzen.

Wie gibst du Titel und Zulassungen richtig an?

So, wie sie auf dem Ausweis, dem Diplom oder im Register stehen, und nur die, die für Mandanten zählen. „Treuhänderin mit eidg. Fachausweis" und „dipl. Treuhandexperte" sind eidgenössische Abschlüsse. Wer Revisionen durchführt, braucht eine Zulassung der Eidgenössischen Revisionsaufsichtsbehörde RAB und nennt sie mit der genauen Bezeichnung, etwa „zugelassener Revisionsexperte RAB".

Eine Zulassung als Revisorin oder Revisionsexperte lässt sich im öffentlichen Register der RAB nachprüfen, und manche Mandanten tun das. Steht sie in der Signatur, muss sie mit dem Register übereinstimmen. Wechselt jemand die Funktion oder kommt ein Abschluss dazu, wird die Signatur nachgezogen. In grösseren Büros ist das der Moment, in dem eine Signatur nach der anderen veraltet.

• Ein Titel pro Person: der höchste, der für die Mandate zählt. Drei Abschlüsse hintereinander lesen sich wie ein Lebenslauf.
• Verbandsmitgliedschaft: als kurze Textzeile oder als kleines Logo, wenn die Regeln des Verbands das erlauben.
• Sprachen: „Deutsch, Französisch, Englisch" ist für viele Mandanten nützlicher als jedes Logo.

Bringt ein Vertraulichkeitshinweis etwas?

Wenig, aber er schadet nicht, solange er kurz ist. Ein Hinweis unter der Mail verpflichtet einen falschen Empfänger zu nichts, dem er nie zugestimmt hat. Er signalisiert aber, dass die Nachricht nicht für Dritte bestimmt ist. Schützen musst du Mandatsdaten anders: Abschlüsse, Lohnunterlagen und Steuerakten gehören verschlüsselt oder über ein Kundenportal verschickt, nicht als offener Anhang.

Zwei Zeilen genügen, in der Sprache der Korrespondenz. Was ein solcher Hinweis rechtlich leisten kann und was nicht, steht unter Vertraulichkeitshinweis mit Augenmass.

Für Revisorinnen und Revisoren, die nach Obligationenrecht zur Verschwiegenheit verpflichtet sind, gilt zusätzlich das Berufsgeheimnis nach Art. 321 StGB. Es bindet die Berufsperson, nicht den Empfänger. Auch deshalb ersetzt kein Textbaustein die Verschlüsselung.

Wie schützt die Signatur vor gefälschten Zahlungsmails?

Mit einem Satz, der Mandanten eine feste Regel gibt: „Wir ändern Bankverbindungen nie per E-Mail. Ruf uns im Zweifel an." Gefälschte Zahlungsaufforderungen mit geänderter IBAN sind eine bekannte Betrugsmasche, und sie wirken besonders glaubwürdig, wenn sie scheinbar vom eigenen Treuhandbüro kommen. Steht die Regel unter jeder echten Mail, fällt eine Fälschung auf, bevor jemand zahlt.

Aus demselben Grund gehört keine IBAN in die Signatur. Steht die Bankverbindung unter jeder Mail, sieht eine gefälschte Mail mit anderer IBAN aus wie immer. Zahlungsangaben stehen auf der Rechnung, die Regel zum Prüfen steht in der Signatur.

Wann gehört ein Banner in die Treuhand-Signatur?

Wenn es einen Termin gibt, den Mandanten verpassen könnten. Die Steuersaison ist der typische Fall: Ein schmales Banner mit dem Datum, bis zu dem ihr die Unterlagen braucht, erinnert bei jeder Mail daran, ohne eigene Rundmail. Danach muss es wieder raus. Ein Banner, das im Sommer noch an den Frühling erinnert, sagt nur, dass niemand die Signatur pflegt.

Plan den Wechsel bewusst: rein zu Beginn der Saison, raus nach dem Termin, und beide Male kopiert jede Person ihre Signatur neu. Bei emailsignatur.ch trägt die Vorlage „Banner · Breit" das Bild. Was bei Grösse und Format zu beachten ist und was mit bereits verschickten Mails passiert, steht unter Banner für die Steuersaison.

Wie bekommt das ganze Büro dieselbe Signatur?

Eine Signatur als Muster bauen, freigeben lassen und für alle anderen kopieren, nur Name, Funktion, Titel und Direktwahl wechseln. In einem Büro mit zwölf Leuten entstehen sonst zwölf Varianten, und nach dem dritten Eintritt weiss niemand mehr, welche die richtige ist. Jede Person holt sich ihre Signatur danach über einen eigenen Link ab, ohne Konto und ohne Installation.

Für bis zu zehn Personen kostet das bei emailsignatur.ch einmalig CHF 59, für bis zu fünfzig CHF 199, ohne Abo. Baust du Signaturen auch für deine Mandanten, gibt es dafür eine eigene Lösung: Signaturen für Mandanten erstellen.