Outlook-Signatur-Generator

Was der Generator für Outlook erzeugt

Der Generator baut aus Ihren Angaben eine fertige HTML-Signatur: Name, Funktion, Firma, Adresse, Telefon, Mobile, E-Mail und Website. Dazu kommen Logo, zwei Farben und eine von zehn Vorlagen. Ausgegeben wird tabellenbasiertes HTML mit Inline-Styles, ohne CSS-Klassen und ohne Style-Block — genau das, was Outlook zuverlässig rendert. Die Vorschau zeigt das Ergebnis beim Tippen mit.

Sie füllen ein Formular aus und sehen daneben laufend, wie die Signatur aussieht. Es gibt keinen Zwischenschritt, kein Import-Format und keine Datei, die Sie vorher irgendwo anlegen müssten. Die Felder sind bewusst knapp gehalten, weil eine Signatur mit vier Zeilen mehr gelesen wird als eine mit zwölf.

• Person: Name, Funktion, Firma, Slogan
• Kontakt: Adresse, Festnetz, Mobile, E-Mail, Website
• Bilder: Firmenlogo, bei zwei Vorlagen zusätzlich ein Profilbild, bei einer ein breites Banner
• Gestaltung: Hauptfarbe, Farbe der Trennlinie, Logobreite in Pixeln

Der Generator ist ohne Registrierung nutzbar. Sie können eine Signatur vollständig zusammenbauen und ansehen, bevor irgendetwas verlangt wird. Betrieben wird das Werkzeug von der GEWE GmbH in der Schweiz.

Warum Signaturen ausgerechnet in Outlook zerfallen

Outlook für Windows rendert E-Mails nicht mit einer Browser-Engine, sondern mit der von Word. Damit fallen Flexbox, Grid, externe Stylesheets und die meisten modernen CSS-Eigenschaften aus. Signaturen, die in einem Editor gebaut wurden, verlieren dort Abstände, Logos werden gestaucht und Icons verschwinden. Deshalb setzt der Generator ausschliesslich auf Tabellen und feste Werte.

Drei Fehlerquellen tauchen in Outlook immer wieder auf. Der Generator umgeht alle drei bereits im erzeugten Code:

• Gestauchte Logos. Outlook gewichtet ein Höhen-Attribut am Bild höher als die Angabe im Style. Wird beides gesetzt, presst es breite Logos in ein Quadrat. Die Ausgabe setzt darum nur die Breite und lässt die Höhe offen.
• Fehlende Icons. SVG-Grafiken als Data-URI stellt Outlook unzuverlässig dar. Die Icons für Telefon, Mobile, E-Mail, Website und Adresse werden deshalb als PNG in Ihrer Hauptfarbe erzeugt und normal verlinkt.
• Verschobene Spalten. Zweispaltige Layouts über CSS brechen in der Word-Engine um. Der Code arbeitet stattdessen mit verschachtelten Tabellen und Pixelbreiten.

Das Ergebnis ist Code, der nicht besonders elegant aussieht, dafür aber auch in Gmail und Apple Mail bestehen bleibt. Eine Signatur, die nur in einem Programm funktioniert, ist keine Signatur — Ihre Empfänger lesen mit dem, was sie gerade haben. Wer den Code für andere Systeme braucht, kann ihn auch sauberen HTML-Code für die Signatur erzeugen lassen. Wie der fertige Code anschliessend in den Signatur-Dialog kommt, steht auf der Support-Seite von Microsoft für Outlook.

Wie die fertige Signatur nach Outlook kommt

Es gibt drei Wege. Erstens: die Signatur in die Zwischenablage kopieren und im Outlook-Signaturfeld einfügen — der schnellste Weg für sich selbst. Zweitens: die Signatur als HTML-Datei herunterladen, etwa für den Signaturordner oder zur Weitergabe an die IT. Drittens: einen Link verschicken, über den sich eine Person die Signatur selbst kopiert.

1. Signatur im Generator fertigstellen und auf die Export-Ansicht wechseln.
2. Auf „Signatur kopieren" klicken. Die Formatierung bleibt dabei erhalten.
3. In Outlook das Signaturfeld öffnen und mit Strg+A und Entf vollständig leeren.
4. Erst dann einfügen und speichern.

Das Leeren des Feldes vor dem Einfügen ist kein Detail. Bleibt Text im Feld stehen, übernimmt Outlook den eingefügten Inhalt häufig als reinen Text — Logo und Farben sind dann weg, obwohl der Code korrekt war.

Wo die Signatur-Einstellung liegt, unterscheidet sich deutlich zwischen dem neuen und dem klassischen Outlook. Beide Wege beschreibt die wie eine Outlook-Signatur angelegt wird, zusammen mit Outlook im Web und der Mac-Version.

Der dritte Weg ist der, für den das Werkzeug ursprünglich gebaut wurde: Sie erstellen die Signatur für eine andere Person und schicken ihr eine Adresse. Dort steht die fertige Signatur mit Kopierknopf und der passenden Anleitung. Niemand muss HTML anfassen, und niemand braucht ein Konto.

Welche Vorlage passt zu welcher Firma

Zehn Vorlagen stehen zur Wahl, von einer reinen Textzeile bis zur Variante mit Profilbild oder breitem Banner. Für Outlook sind die ruhigen Layouts die sichere Wahl: je weniger Spalten und Bilder eine Vorlage hat, desto weniger kann in der Word-Engine brechen. Alle zehn lassen sich jederzeit mit einem Klick wechseln, ohne dass Ihre bereits eingetragenen Daten verloren gehen.

• Minimal: zwei Varianten ohne Icons, nur Name und Kontaktzeilen. Unauffällig und praktisch unzerstörbar.
• Normal: Logo links mit Trenner, Logo oben mit zweispaltigem Kontaktblock, oder alles in einer einzigen Zeile.
• Gross: prominentes Logo mit Slogan und abgesetztem Kontaktblock.
• Profil: rundes oder eckiges Porträt links, Firmenlogo darunter.
• Banner: breites Bild im Verhältnis 3:1 unter der Signatur, etwa für ein Teamfoto oder eine Aktion.

Wie die Vorlagen im Einzelnen aufgebaut sind und wofür sie taugen, steht auf der Übersicht mit Vorlagen zum Ansehen und Anpassen.

Was die Signatur kostet

Der Preis ist einmalig, nicht monatlich. Eine einzelne Signatur kostet CHF 9, bis zu zehn Signaturen CHF 59, bis zu fünfzig CHF 199. Für Agenturen und Wiederverkäufer gibt es eine Lizenz auf Anfrage. Es gibt kein Abo, keine Verlängerung und keine Folgekosten — das ist der Unterschied zu den Anbietern, die monatlich abrechnen.

• CHF 9 — eine Signatur, für Einzelunternehmer und Selbständige
• CHF 59 — bis zu zehn Signaturen, für kleine Teams
• CHF 199 — bis zu fünfzig Signaturen, für grössere Firmen
• Agentur-Lizenz — auf Anfrage, für Dienstleister mit vielen Kundenprojekten

Ausprobieren, eine Signatur zusammenstellen und die Vorschau prüfen kostet nichts und verlangt keine Registrierung. Bezahlt wird erst, wenn Sie den fertigen Code kopieren oder herunterladen wollen.

Mehrere Mitarbeitende mit derselben Signatur ausstatten

Für ein Team wird eine Signatur einmal aufgebaut und danach pro Person dupliziert: Vorlage, Farben und Logo bleiben stehen, nur Name, Funktion und Durchwahl ändern sich. Jede Person erhält anschliessend ihren eigenen Link und kopiert sich die Signatur selbst in Outlook. Sie brauchen dafür weder Zugriff auf fremde Postfächer noch eine zentrale Software-Verteilung.

Das ist der Ablauf, für den die Staffelpreise gedacht sind: eine Firma mit zwölf Angestellten zahlt nicht zwölfmal, sondern einmal für das Paket. Wie sich ein solcher Rollout planen lässt, steht unter einheitliche Signaturen für alle Mitarbeitenden.

In Firmen mit Microsoft 365 kann die IT Signaturen zusätzlich zentral vorgeben. Ist das der Fall, wird eine selbst eingesetzte Signatur beim Versand überschrieben — klären Sie das vorher intern ab, sonst arbeiten zwei Stellen gegeneinander.