Banner in der E-Mail-Signatur

Welche Grösse braucht ein Banner in der Signatur?

Ein Banner in der Signatur wird 600 × 200 Pixel gross angezeigt, im Verhältnis 3:1. Die Datei selbst legst du doppelt so gross an, mit 1'200 × 400 Pixeln. So bleibt das Bild auf hochauflösenden Bildschirmen scharf, weil das Mailprogramm es nur verkleinern und nie hochrechnen muss. Kleiner als die Anzeigegrösse sollte die Datei nie sein.

Anna Meier

Bauleiterin

Holzbau Brunner AG

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• Anzeige: 600 × 200 Pixel. Breiter wird das Banner in der Vorlage nicht; auf dem Handy wird es mit der Signatur schmaler.
• Datei: 1'200 × 400 Pixel, also doppelte Anzeigegrösse – dieselbe Regel wie beim Logo in doppelter Auflösung.
• Verhältnis: möglichst genau 3:1. Ein abweichendes Bild wird nicht beschnitten, sondern höher oder flacher dargestellt – ein Foto im Hochformat macht die Signatur unförmig lang.

Der Generator nimmt Dateien bis 2 MB an. Das ist eine Obergrenze, keine Empfehlung: Das Banner wird erst beim Öffnen der Mail geladen, unterwegs auch über mobile Daten. Je kleiner die Datei, desto schneller steht die Signatur beim Empfänger vollständig da.

JPG oder PNG – welches Format passt zum Banner?

Für Fotos nimmst du JPG, für Grafiken mit Schrift, Logos oder klaren Farbflächen PNG. JPG verkleinert Fotos stark, ohne dass man es sieht, zeichnet scharfe Kanten aber unsauber. PNG hält Schrift und Kanten gestochen scharf, wird bei Fotos jedoch schnell mehrfach so gross. Beide Formate zeigen alle gängigen Mailprogramme zuverlässig an.

SVG eignet sich für ein Banner nicht: Ältere Outlook-Versionen für Windows und Gmail im Browser stellen SVG überhaupt nicht dar. Der Generator nimmt für das Banner nur Rasterbilder an. Enthält das Banner eine kurze Botschaft in Schrift, lohnt sich PNG auch dann, wenn im Hintergrund ein Foto liegt – verwaschene Buchstaben wirken schnell billig.

Warum zeigt Outlook statt des Banners einen leeren Rahmen?

Weil das klassische Outlook für Windows Bilder aus dem Internet standardmässig nicht herunterlädt. Der Empfänger sieht dann einen leeren Rahmen, bis er oben in der Nachricht auf „Bilder herunterladen" klickt. Das betrifft jedes Bild der Signatur, fällt beim Banner aber am stärksten auf, weil es die grösste Fläche einnimmt. Der Rest der Signatur bleibt lesbar, solange er als Text vorliegt.

Microsoft beschreibt das Verhalten im Support-Artikel zum automatischen Herunterladen von Bildern. Für die Signatur folgt daraus eine Regel: Was im Banner steht, muss auch ohne Banner verständlich sein.

• Keine wichtigen Angaben nur im Bild. Telefonnummer, Adresse und Firmenname gehören als Text in die Signatur. Stehen sie nur im Banner, fehlen sie genau bei den Empfängern, die Bilder blockieren.
• Der Alternativtext kommt automatisch. Der Generator setzt ihn aus dem Firmennamen, etwa „Holzbau Brunner AG Banner". Bei blockierten Bildern zeigen viele Programme diesen Text im Rahmen an – er verrät wenigstens, von wem die Mail kommt.

Fehlen bei einzelnen Empfängern auch Logo und Symbole, steckt fast immer dieselbe Einstellung dahinter – mehr dazu unter wenn Bilder in der Signatur ausbleiben.

Wann schadet ein Banner mehr, als es nützt?

Ein Banner schadet, sobald es veraltet, sich in jeder Antwort wiederholt oder nicht zum Inhalt der Mail passt. Eine abgelaufene Aktion unter einer Offerte wirkt nachlässig, dasselbe Bild zehnmal in einem Verlauf wirkt aufdringlich. Und unter einer Mahnung oder einer Absage wirkt Werbung schlicht deplatziert. Wer das vorher bedenkt, setzt ein Banner gezielt statt dauerhaft ein.

• Abgelaufene Aktionen. Ein Banner mit Datum hat ein Ablaufdatum. Leg beim Einsetzen gleich fest, wann es wieder aus der Signatur verschwindet.
• Lange Verläufe. Hängt die volle Signatur auch an Antworten, steht das Banner in jedem zitierten Teil erneut. Für Antworten taugt eine kurze Fassung ohne Bild – wie das in Outlook geht, steht unter eigene Signatur für Antworten festlegen.
• Heikle Mails. Wer oft Reklamationen, Mahnungen oder Absagen schreibt, fährt mit einer ruhigen Vorlage besser als mit einer Werbefläche unter jeder Nachricht.

Ob ein Banner überhaupt passt, zeigt oft erst der Vergleich mit den neun Vorlagen ohne Banner.

Was passiert, wenn du das Banner austauschst?

Eine bereits eingefügte Signatur übernimmt ein neues Banner nicht von selbst. Sie ist eine Kopie, die auf das damalige Bild verweist. Nach dem Austausch im Generator muss deshalb jede Person ihre Signatur neu kopieren und im Mailprogramm ersetzen – im Team über denselben Link wie beim ersten Mal. Plan den Wechsel wie eine kleine Umstellung, nicht wie einen Klick.

Wichtig beim Timing: Beim Ersetzen entfernt der Generator das alte Bild. Wer seine Signatur nicht erneuert, zeigt danach nicht mehr das alte Banner, sondern einen leeren Rahmen. Kündige den Wechsel deshalb vorher im Team an, tausch das Bild dann aus und bitte alle, ihre Signatur noch am selben Tag neu zu kopieren.